Que sont les charges récupérables aussi appelés charges locatives ?

Le propriétaire d’un appartement ou d’un immeuble réalise des dépenses afin d’entretenir le logement et d’assurer le fonctionnement de l’immeuble. Parmi ces dépenses, on distinguera les charges récupérables et les charges non-récupérables. Les charges récupérables sont les dépenses que le propriétaire peut récupérer auprès de son locataire : ce sont les charges locatives. Contrairement au loyer fixé librement par le propriétaire en fonction de l’indice de référence, les charges locatives se déterminent à partir d’estimations précises et justifiables. Cet article a pour but de comprendre le fonctionnement des charges locatives et de prendre connaissance de tous les éléments qui les encadrent.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges locatives sont particulièrement encadrées par la loi. La liste des charges récupérables est défini par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Seules les dépenses figurant dans cette liste peuvent être récupérées sur le locataire. En règle générale, on retient que le locataire est responsable de l’entretien et des menues réparations du logement et que le propriétaire à la responsabilité d’assumer les réparations importantes. Ces dépenses ne font pas partie des charges locatives. La loi définit les charges locatives comme les dépenses d’entretien, les menues réparations ainsi que les services dont le locataire profite directement.

Ainsi, la liste des charges locatives se découpe en plusieurs catégories.

Employé d’immeuble, gardien ou concierge

On différencie l’employé d’immeuble du gardien ou concierge. Le gardien ou concierge a un logement de fonction contrairement à l’employé d’immeuble.
Le propriétaire peut récupérer la totalité du salaire versé à l’employé d’immeuble. En revanche, il peut récupérer :

  • 75% du salaire lorsque le gardien assure le nettoyage des parties communes et la sortie des ordures,
  • 40% du salaire lorsqu’il assure une seule de ces tâches.

Ascenseurs et monte-charge

Les dépenses suivantes peuvent être récupérées au locataire :

  • Electricité
  • Entretien de l’appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, etc.)
  • Fourniture et produits d’entretien (chiffons, graisses, huiles, lampes, etc.)
  • Réparation de la cabine, des paliers et des fusibles

Les dépenses relatives à la ligne téléalarme de l’ascenseur, ou encore les frais de nettoyage en cas de dégradation type graffitis, ne sont pas récupérables.

Eau froide, eau chaude, chauffage collectif privé et commun

Les dépenses suivantes sont des charges locatives :

  • Consommation d’eau froide et d’eau chaude
  • Eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs
  • Produits nécessaires à l’eau (exploitation, entretien et traitement)
  • Réparation des fuites sur joints

Installation individuelle de chauffage et d’eau chaude

Les dépenses suivantes sont des charges récupérables:

  • Chauffage et production d’eau chaude
  • Distribution d’eau dans les parties privées, incluant le contrôle des raccordements, le réglage du débit et des températures, le dépannage, etc.)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire concernent :

  • L’électricité
  • L’entretien de la minuterie, des tapis et des vide-ordures
  • La réparation des appareils d’entretien et la fourniture de produits d’entretien (nettoyage, désinfection et désinsectisation)
  • Les salaires du personnel d’entretien hors personnel de désinfection et de désinsectisation

Espaces extérieurs

Les charges récupérables relatives aux espaces extérieurs concernent les éléments suivants :

  • Voies de circulation
  • Aires de stationnement
  • Espaces verts (coupe, nettoyage, désherbage, arrosage, etc.)
  • Equipements de jeux pour enfants

Les dépenses d’entretien concernant les végétaux plantés dans un jardin privatif ou des espaces verts intégrés au bâtiment mais ouverts au public ne sont pas récupérables.

Taxes et redevances

La redevance d’assainissement, la taxe de balayage et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères incombent au locataire.

Paiement des charges locatives

Le paiement des charges récupérables dans les délais impartis est obligatoire pour le locataire, de la même manière que le paiement du loyer de base. Le locataire doit toujours payer les charges au propriétaire, même s’il n’a pas usé de l’intégralité des équipements et services inclus. Il doit également s’acquitter des charges relatives aux équipements défectueux ou non fonctionnels.

En revanche, le locataire peut remettre en cause le respect des conditions de décence prévues par la loi. La bonne démarche à adopter pour ne pas s’exposer à une résiliation du bail (décision du juge ou clause résolutoire prévue dans le contrat) est de mettre en demeure le propriétaire afin qu’il résolve les problèmes relatifs au logement. Si ce dernier ne produit pas de réaction, une suspension de paiements est envisageable. La mise en demeure du propriétaire et les preuves que le logement n’est pas conforme aux modalités prévues dans le contrat de bail résultera en une condamnation du propriétaire.

Modalités

Il existe deux moyens pour le propriétaire de récupérer les charges auprès du locataire :

  • L’avance sur charges. Chaque mois, le propriétaire demande une avance proche du montant réel avant de payer les charges. Chaque année, il procède à régularisation lorsque le résultat des comptes est connu. C’est la méthode la plus juste pour organiser la récupération des charges, mais elle est plus complexe à mettre en œuvre. La plupart des locations vides suivent cette méthode.
  • La somme forfaitaire. Le propriétaire fixe de manière contractuelle le montant que le locataire doit verser chaque mois pour les charges, d’après une estimation de la somme réelle ou d’après les charges de l’ancien locataire. Cette méthode ne peut pas donner lieu à une régularisation. Elle est bien plus simple à mettre en place mais se révèle risquée pour le propriétaire qui, si les charges réelles à payer dépassent les montants délivrés par le locataire, ne pourra réclamer l’excédant.

Répartition

Un propriétaire louant plusieurs logements au sein d’un immeuble collectif se doit de répartir les charges récupérables entre les différents locataires. Le mode de répartition doit figurer dans le règlement de copropriété, un document auquel le locataire prend connaissance à la signature du bail. Il n’existe aucun critère légal obligatoire de répartition mais le propriétaire doit s’assurer qu’elle est équitable.

Généralement, les charges sont réparties en fonction des mesures indiquées sur les compteurs individuels de chaque logement. Au sein d’une copropriété, on peut également trouver le mode de répartition par lot, où le locataire paye les charges correspondant à la quote-part du logement qu’il loue.

Si le propriétaire détient l’intégralité de l’immeuble, il peut partager les charges selon leur nature. Par exemple, les charges concernant le chauffage peuvent être déterminées en fonction de la surface de l’appartement, mais appliquer un calcul différent pour l’eau. Le mode de répartition figure toujours sur décompte des charges lors de la régularisation annuelle.

Régularisation des charges

Pour les deux méthodes, le propriétaire doit toujours effectuer une régularisation des charges chaque année pour ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles. Il doit fournir au locataire, un mois avant la régularisation annuelle, le décompte des charges contenant les catégories de dépenses auxquelles chaque charge correspond et la répartition entre les locataires.

Le décompte des charges doit préciser les quantités exactes consommées, par exemple pour l’eau et l’énergie. Il doit également préciser les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude collective. Le locataire peut contrôler lui-même les charges s’il le souhaite. La loi veut que les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fournitures, etc.) soient tenues à sa disposition pendant 6 mois après l’envoi du décompte des charges. Si ce dernier ne reçoit pas le décompte ou n’a pas accès aux justificatifs, il peut s’abstenir de payer le supplément de charges réclamé par le propriétaire.

Etalement des charges

Dans le cas où le propriétaire oublierait d’effectuer la régularisation des charges, mais qu’il en fait la demande au-delà de la fin de l’année civile suivant l’année de régularisation, le locataire peut demander un étalement de la dette sur 12 mois (lorsque les charges locatives sont réglées par provision). En tant que locataire, si le propriétaire demande une régularisation, après le 31 décembre 2020, des charges de l’année 2019, il est possible de réclamer un paiement par douzaine des charges régularisées tardivement, conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Il faut préciser que depuis le 1er septembre 2015, le propriétaire peut transmettre le décompte des charges par mail.

Délai de prescription

Le propriétaire bénéficie d’un délai de prescription de 3 ans pour régulariser les charges impayées, au même titre que les loyers impayés, et ce, quelle qu’en soit le motif. Ce principe s’applique également pour le locataire ayant versé des montants supérieurs aux montants des charges réelles. Néanmoins, si le propriétaire a ignoré une demande de régularisation de la part du locataire, le juge peut lui refuser le droit de réclamer les montants non payés. Il faut préciser que le délai de 3 ans s’applique aux arriérés de charges dus à partir du 27 mars 2014, jour de l’entrée en vigueur de la loi Alur. Les baux effectués antérieurement accordent un délai de 5 ans.

Départ du locataire

Lors du départ du locataire, le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie dans un délai de deux mois après la remise des clés. Si l’état des lieux révèle l’absence formelle de dégradation locative, le délai est abaissé à un moi. Le dépôt de garantie est encaissé par le propriétaire après la signature du bail et la remise du chèque par le locataire. Son rôle est de garantir l’exécution de ses obligations locatives par le locataire. Parmi ces obligations, figurent les arriérés des loyers, le coût des réparations en cas de dégradations du logement, l’entretien des équipements, mais aussi les régularisations de charges. En effet, la clôture des comptes dans une copropriété étant annuelle, il est rare que la date coïncide avec le jour de départ du locataire. Ainsi, la loi octroie au propriétaire une sécurité, lui permettant de conserver une quote-part du dépôt de garantie plafonné à 20%. Lorsque l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble collectif est disponible, le propriétaire restitue l’éventuel solde au locataire. Il doit procéder à la régularisation définitive des charges du locataire et dispose d’un délai d’1 mois pour rembourser le surplus payé par le locataire.

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